ความรู้เกี่ยวกับประกันสังคมที่นายจ้างต้องรู้

ประกันสังคมคืออะไร

ประกันสังคม คือ การสร้างหลักประกันในการดำรงชีวิตในกลุ่มของสมาชิกที่มีรายได้และจ่ายเงิน สมทบเข้ากองทุนประกันสังคม เพื่อรับผิดชอบในการเฉลี่ยความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการเจ็บป่วย คลอดบุตร ทุพพลภาพ ตาย สงเคราะห์บุตร ชราภาพ และ ว่างงาน เพื่อให้ได้รับการรักษาพยาบาลและมีรายได้อย่างต่อเนื่อง

เมื่อเป็นผู้ประกอบการมือใหม่ต้องทำอย่างไร

แม้ว่าระบบประกันสังคมจะมีผลคุ้มครองสำหรับลูกจ้าง แต่ผู้ประกอบการมือใหม่ที่ถือว่าเป็นนายจ้างก็มีหน้าที่ในการจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนประกันสังคมตามกฎหมายนายจ้างจะต้องยื่นแบบ และมีหน้าที่ต่อไปนี้

1.แบบขึ้นทะเบียนนายจ้าง (สปส. 1-01)

นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างพร้อมกับขึ้นทะเบียนลูกจ้าง เป็นผู้ประกันตน ภายใน 30 วัน และเมื่อมีการรับลูกจ้างใหม่เพิ่มขึ้นต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่ภายใน 30 วัน เช่นกัน มิฉะนั้นจะมีความผิดระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

หลักฐานที่ต้องนำไปแสดงในวันยื่นแบบขึ้นทะเบียน

2. แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03)

สำหรับผู้ที่ไม่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนมาก่อนหรือแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03/1) นายจ้างสามารถส่งข้อมูล ผู้ประกันตน (ลูกจ้าง) แก่ประกันสังคม ได้ 3 วิธีดังนี้

1. ยื่นตามแบบฟอร์มแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สำหรับผู้ที่เคยยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สปส. 1-03 (สปส. 1-03/1) หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้กระกันตน (สปส. 6-09) แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงผู้ประกันตน (สปส. 6-10)

2. ยื่นข้อมูลด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Diskette)

3. หรือยื่นผ่านระบบอินเตอร์เน็ต (Internet)

หลักฐานที่ต้องนำไปแสดงในวันยื่นแบบขึ้นทะเบียน

1. กรอกแบบฟอร์มขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03)

2. บัตรประจำตัวประชาชนหรือหลักฐานอื่น ๆ ที่สามารถแสดงตนได้

3. ใบอนุญาตทำงานและสำเนาหนังสือเดินทางหรือ ใบอนุญาติทำงานและใบสำคัญประจำตัวคนต่างด้าว ในกรณีผู้ประกันตนเป็นชาวต่างชาติ

4. ลูกจ้าง ที่เคยยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนมาแล้ว ให้แจ้งการขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03/1) ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน

นายจ้างสามารถยื่นเรื่องขอเป็นผู้ประกันตนเองได้หรือไม่

ผู้ประกอบการมือใหม่อาจจะยังไม่ทราบ ถ้าหากอยู่ในสถานะนายจ้างแล้ว คุณไม่สามารถยื่นเรื่องให้ตนเองเป็นผู้ประกันตนได้

3. นำส่งเงินสมทบแก่ประกันสังคม (ทำได้ 2 วิธี)

นายจ้างจะต้องหักเงินสมทบในส่วนของลูกจ้างทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าจ้าง โดยคำนวณเงินสมทบค่าจ้างหากได้รับค่าจ้างต่ำกว่า 1,650 บาท ให้คำนวนจาก 1,650 บาท แต่ถ้าได้รับค่าจ้างเกิน 15,000 บาท โดยคูณกับอัตราเงินสมทบที่ต้องนำส่ง สำหรับเศษของเงินสมทบที่มีจำนวนตั้งแต่ห้าสิบสตางค์ขึ้นไป ให้ปัดเศษเป็นหนึ่งบาท ถ้าน้อยกว่าให้ปัดทิ้ง และนำส่งเงินสมทบส่วนของนายจ้างในจำนวนเท่ากับที่ลูกจ้างทั้งหมดถูกหักรวมกัน พร้อมจัดทำเอกสารตามแบบ สปส. 1-10 ส่วนที่ 1 และ สปส. ส่วนที่ 2 หรือจัดทำข้อมูลลงแผ่นดิสเก็ต หรือส่งทางอินเตอร์เน็ต ซึ่งต้อง

นำส่งสำนักงานประกันสังคมกรุงเทพมหานครพื้นที่/จังหวัด ด้วยตนเอง หรือทางไปรษณีย์ เป็นเงินสดหรือเซ็คภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ชำระเงินผ่านธนาคารกรุงไทย จำกัด(มหาชน) หรือธนาคารกรุงศรีอยุธยา จำกัด(มหาชน) ธนาคารธนชาตสาขาในจังหวัดที่สถานประกอบการตั้งอยู่

หากนายจ้างไม่ส่งเงินสมทบให้แก่ลูกจ้างจะเป็นอย่างไร

ถ้านายจ้างส่งเงินสมทบไม่ทัน หรือส่งไม่ครบจะต้องรับผิดชอบจ่ายเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือน ของจำนวนเงินที่ไม่ได้ส่งหรือจำนวนเงินที่ขาดอยู่ โดยต้องนำส่งด้วยตัวเองที่สำนักงานประกันสังคมกรุงเทพมหานคร พื้นที่หรือสำนักงานประกันสังคมจังหวัดเท่านั้นแต่หากนายจ้างกรอกแบบแสดงการส่งเงินสมทบ (สปส.1-10) ไม่ถูกต้อง เจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจจะสั่งให้นายจ้างกรอกแบบฟอร์มให้ถูกต้อง หากยังไม่ปฎิบัติให้ถูกต้องอีกจะมีโทษต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือปรับไม่เกิน 10,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

4. กรณีที่มีลูกจ้างลาออกจากงานต้องทำอย่างไร

เมื่อมีลูกจ้างลาออกจากงาน ให้นายจ้างแจ้งการออกจากงานโดยระบุสาเหตุการออกจากงานโดยใช้หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

5. กรณีที่ลูกจ้างมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดต้องทำอย่างไร

หากลูกจ้างมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดเช่น เปลี่ยนชื่อ-นามสกุล หรือข้อมูลสถานพยาบาลครอบครัวและข้อมูลจำนวนบุตรให้ใช้หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงผู้ประกันตน (สปส.6-10) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป เช่นเดียวกัน กับนายจ้างหากมีรายละเอียดอย่างเช่น เปลี่ยนชื่อกิจการ เปลี่ยนแปลงที่อยู่ของลำดับที่สาขา ย้ายสถานประกอบการ หรือยกเลิกกิจการ เป็นต้น นายจ้างต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลงโดยมช้หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริง นายจ้าง (สปส. 6-15) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปด้วยเช่นกัน

จะเห็นได้ว่าในการที่นายจ้างไม่ดำเนินเรื่องตามพระราชบัญญัติประกันสังคมนั้นจะมีความผิดทั้งจำและปรับ แถมปัจจุบันนี้ระบบการทำงานของประกันสังคมมีความทันสมัยขึ้นมาก ใช้เวลาในการดำเนินเรื่องไม่นาน ฉะนั้นเหล่าบรรดานายจ้างมือใหม่อย่าลืมไปยื่นเรื่องให้ถูกต้อง

กองทุนเงินทดแทน

มีลูกจ้างแล้ว นายจ้างอย่าลืมทำเอการกองทุนเงินทดแทน กท.25 ค ก่อนสิ้นเดือน มี.ค. นี้กองทุนเงินทดแทน เป็นอีกหนึ่งกองทุนี่นายจ้างจะต้องจ่ายเงินทดแทนให้ลูกจ้าง โดยจ่ายแบบเป็นรายปีเพี่ยงฝ่ายเดียว ขั้นตอนคือ สำนักงานประกันสังคมจะประเมินค่าจ้างหรือค่าจ้างรายวันแบบคร่าว ๆ ในช่วงเดือนธันวาคมพร้อมส่งแบบ กท.26 ก. และแบบ กท.20 ก มาให้นายจ้าง

ชำระยอดตามที่ประกันสังคมประเมินมาลงในแบบ กท.26 ก ก่อนสิ้นเดือน ม.ค.

นายจ้างรายงานค่าจ้างที่จ่ายจริงทั้งหมดของปีที่ผ่านมาลงแบบ กท.20 ก ก่อนสิ้นเดือน ก.พ.

เมื่อนำส่งแบบแล้ว นายจ้างจะได้รับแบบแจ้งประเมินกองทุนทดแทน กท.25 ค กรณีต้องจ่ายเงินทดแทนเพิ่มเติม ซึ่งต้องทำก่อนสิ้นเดือน มี.ค.

ใครที่เพิ่งเริ่มต้นธุรกิจและเริ่มมีการจ้างลูกจ้างแล้ว ก็จะมีหน้าที่ขึ้นทะเบียนให้ลูกจ้างเป็นผู้ประกันตนของกองทุนประกันสังคม โดยนายจ้างจะจ่ายเงินประกันสังคมสมทบร่วม พร้อมกับที่หักออกจากรายได้ของพนักงานในทุก ๆ เดือนและยังมี "กองทุนทดแทน" อีกกองทุนหนึ่ง ที่นายจ้างจะต้องจ่ายเงินทดแทนประจำปีให้ในช่วงทุกต้นปี ซึ่งในเดือนภุมภาพันธ์นี้ ก็ถึงเวลาต้องส่งรายงานค่าจ้างที่จ่ายจริงแก่สำนักงานประกันสังคมแล้ว

สรุป

เป็นนายจ้างต้องรู้อะไรบ้าง

พนักงานที่ขึ้นทะเบียนเป็นลูกจ้างตามกฎหมาย จะได้สิทธิ 2 กองทุนคือ

1. กองทุนประกันสังคม

ใช้ในกรณีที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เช่น เจ็บป่วย ทำฟัน ว่างงาน เงินเกษียณ ฯลฯ โดยนายจ้างจะต้องขึ้นทะเบียน นายจ้าง และขึ้นทะเบียนลูกจ้างให้เป็นผู้ประกันตนของกองทุนประกันสังคม ภายใน 30 วัน นับแต่มีการจ้างลูกจ้างหลังจากนั้นนายจ้างจะต้องหัก เงินสมทบทั้งส่วนของนายจ้างและลุกจ้าง ในอัตรา 5% ของค่าจ้าง (ฐานเงินเดือนสูงสุดไม่เกิน 15,000 บาท ถ้าเงินเดือนสูงกว่านี้ก็ใช้แค่ยอด 15,000 x 5% = 750 บาท) โดยนำส่งเงินด้วยแบบ สปส. 1-10 ส่วนที่ 1 และ สปส. 1-10 ส่วนที่ 2 ที่สำนักงานประกันสังคมหรือยื่นออนไลน์ และนำแบบไปชำระที่ธนาคารที่สำนักงานประกันสังคมกำหนดไว้ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

2. กองทุนเงินทดแทน

ใช้กรณีที่เจ็บป่วย ประสบอุบัติเหตุ ทุพพลภาพ หรือเสียชีวิต จากการทำงานให้นายจ้าง โดยนายจ้างต้องขึ้นทะเบียนภายใน 30 วัน นับแต่มีการจ้างลูกจ้างเช่นกัน แต่นายจ้างจะเป็นผู้จ่ายเงินทดแทนแต่เพียงฝ่ายเดียวให้สำนักงานประกันสังคม โดยจ่ายเป็นรายปี

ข้อแตกต่างของกองทุนประกันสังคมและกองทุนทดแทน นายจ้างต้องจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนเงินทดแทนเท่าไร

นายจ้างจะจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนเงินสดแทนแบบรายปีเพียงปีละครั้ง แบ่งจ่ายเป็น 2 รอบคือ

ครั้งที่ 1 : ชำระตามแบบ กท.26 ก ที่ทางประกันสังคมประเมินตัวเลขไว้

ครั้งที่ 2 : ชำระตามยอดใบแจ้งการประเมิน กท.25 ค ซึ่งตัวเลขนี้จะมาจากการคำนวณตามแบบ กท.20 ก ที่ได้นำส่งไปในเดือนกุมภาพันธ์ มีวิธีการคำนวณคือ
** (ค่าจ้างส่วนที่ไม่เกิน 20,000 บาท ต่อคน ต่อเดือน ของทั้งปีรวมกัน X อัตราเงินสมทบระหว่างอัตรา 0.2-1.0% ตามประเภทของกิจการ ) - ยอดที่ชำระไปแล้วตามแบบ กท.25 ค ของปีเดียวกัน
** ค่าจ้างส่วนที่ไม่เกิน 20,000 บาท ต่อคน ต่อเดือน ที่จ่ายให้แก่ลูกจ้างทั้งปี สูงสุดคนละไม่เกิน 240,000 บาทต่อปี

วิธีการจ่ายกองทุนเงินทดแทน

เมื่อมีลูกจ้าง 1 คนแล้ว ให้จ่ายเงินทดแทนภายใน 30 วันในปีแรก ส่วนปีถัดไปจะมีกระบวนการจ่าย 2 รอบ ในช่วง 3 เดือน แรกของปี คือ เดือนมกราคม ยอดที่จ่ายจะคิดมาจากจำนวนเงินค่าจ้างที่สำนักงานประกันสังคมประเมินไว้ให้ล่วงหน้าหากในระหว่างปีนายจ้างมีการเพิ่ม หรือลดลูกจ้าง หรือปรับเงินเดือน จึงทำให้นายจ้างต้องรายงานค่าจ้างที่จ่ายจริงในเดือนกุมภาพันธ์ไปยังสำนักงานประกันสังคมอีกครั้งหนึ่ง เพื่อนำมาเปรียบเทียบกัน หากจำนวนค่าจ้างจริงของปีที่ผ่านมาสูงกว่าค่าจริงที่ประมาณไว้ก็จะได้รับเงินทดแทนส่วนที่จ่ายเกินคืน แต่ถ้าหากนายจ้างจ่ายเงินทดแทนเกินเวลาที่กำหนด หรือจ่ายเงินทดแทนไม่ครบจำนวน จะต้องจ่ายเงินค่าปรับ 3% ต่อเดือนของเงินทดแทนที่ต้องจ่าย